« Binding Corporate Rules » de TotalEnergies

1. Introduction

La compagnie TotalEnergies (ou « TotalEnergies ») promeut une culture et des pratiques visant à protéger les données personnelles1 , conformément à la réglementation applicable. À cette fin, TotalEnergies a mis en place des Binding Corporate Rules (« BCR »).

Ce document résume les principes de protection des données personnelles qui s’appliquent en vertu de nos BCR, et les droits qu’elles confèrent.

2. Objectif

Nos BCR sont un ensemble de règles internes contraignantes qui s’applique à toutes les sociétés de la Compagnie qui les ont adoptées. Elles ont été approuvées par les autorités européennes de protection des données.

Elles permettent aux sociétés de la Compagnie de transférer des données personnelles originaires de l’Espace économique européen (« EEE »)2 vers des sociétés de la Compagnie situées en dehors de l’EEE, conformément à la réglementation applicable.

3. Champ d’application

Nos BCR s’appliquent à toutes les données personnelles originaires de l’EEE qui sont traitées par les sociétés de la Compagnie, notamment les données relatives aux collaborateurs, aux candidats à l’embauche, aux clients, aux prospects, aux fournisseurs, aux sous-traitants et au personnel des sociétés tierces agissant pour le compte des sociétés de la Compagnie ainsi qu’aux actionnaires (ci-après les « personnes concernées »).

4. Principes de protection

Les principes énoncés dans nos BCR doivent être respectés.

  • Licéité

Tous les traitements3 mis en place reposent sur une base juridique, prévue par le droit applicable.

Les données personnelles ne peuvent être traitées que pour des finalités légitimes, déterminées et légales. Les données ne doivent pas ensuite être traitées d’une manière incompatible avec ces finalités.

  • Pertinence

Les données personnelles doivent être exactes et proportionnées, en qualité et quantité, au regard de la finalité du traitement.

  • Transparence

Les données personnelles doivent être obtenues loyalement et licitement. Les personnes concernées doivent être informées des caractéristiques du traitement et de leurs droits, sauf si cela s’avère impossible ou suppose des efforts disproportionnés.

  • Sécurité

Les données personnelles doivent faire l’objet de mesures de sécurité adaptées pour limiter les risques d’accès non autorisé, de destruction, d’altération ou de perte.

Pour se faire, un ensemble de normes internes permettant d’assurer de la sécurité et la confidentialité des données personnelles s’applique :

  • La Charte d’utilisation des ressources informatiques et de communication, qui impose d’agir conformément à la réglementation et aux règles de confidentialité ;
  • La politique de Sécurité des Systèmes d’information qui définit le mode de gouvernance de la sécurité des systèmes d’information ;
  • Le référentiel Sécurité des Systèmes d’information de la compagnie TotalEnergies qui énumère au travers de 19 thématiques détaillées l’ensemble des exigences de la Compagnie en termes de sécurité des systèmes d’information ;
  • La directive Sûreté du patrimoine informationnel, qui expose les exigences relatives à la protection de la confidentialité, de l’intégrité, de la disponibilité et du contrôle des informations détenues et échangées au sein de la Compagnie.

Lorsqu’elle fait appel à un tiers pour traiter des données personnelles, la société de la Compagnie s’assure que celui-ci offre des garanties suffisantes en termes de sécurité et de confidentialité des données.

  • Conservation

Les données personnelles ne peuvent être conservées que pour une durée raisonnable et non excessive eu égard à la finalité du traitement.

À l’expiration de la durée de conservation, les données sont détruites, anonymisées ou archivées.

  • Transferts4 internationaux de données personnelles

TotalEnergies ne transfère pas de données personnelles originaires d’un pays de l’EEE directement vers une société de la Compagnie située dans un pays n’offrant pas un niveau de protection adéquat, sauf lorsque celle-ci a adopté formellement les BCR ou utilise un des autres instruments juridiques reconnus par la Commission Européenne.

TotalEnergies ne transfère pas de données personnelles originaires de l’EEE directement vers une société hors de la Compagnie (responsable de traitement ou sous-traitant), située dans un pays n’offrant pas un niveau de protection adéquat, sans une base juridique prévue par le droit applicable et sans un dispositif instaurant des garanties suffisantes comme les clauses contractuelles types.

De même, lorsqu’un importateur de données transfère ultérieurement des données personnelles originaires de l’EEE vers une société non membre de la Compagnie (responsable de traitement ou sous-traitant), située dans un pays n’offrant pas un niveau de protection des données adéquat, il doit signer avec cette société tierce un contrat par lequel celle-ci s’engage à respecter les principes des BCR.

5. Droits des personnes concernées

Nos BCR confèrent notamment aux personnes concernées dont les données personnelles sont traitées les droits suivants :

  • Droit d’accès aux données
  • Droit de rectification, de suppression ou de verrouillage des données
  • Droit d’opposition au traitement des données
  • Droit à la limitation du traitement des données

[Une liste détaillée des droits est jointe dans l’annexe 1 ci-après].

Toute personne peut exercer ses droits en envoyant une demande au contact indiqué dans les mentions d’information relatives au traitement de ses données personnelles. TotalEnergies s’engage à répondre dans le délai légal.

En outre, si une personne estime qu’une société de la Compagnie n’a pas respecté les BCR, elle peut introduire une plainte auprès de la Compagnie en envoyant :

ou

  • Un courrier à l’adresse suivante : TOTALENERGIES – DATA PROTECTION, Tour Coupole, 2 place Jean Millier, Arche Nord Coupole/Regnault, 92078 PARIS LA DEFENSE CEDEX.

La personne est informée du statut de sa plainte et, le cas échéant, des mesures envisagées par Totalenergies pour y répondre.

La procédure interne de gestion des plaintes est décrite en annexe 2 ci-après.

Le fait de déposer une plainte auprès de TotalEnergies n’affecte en rien le droit de porter plainte auprès des autorités compétentes de protection de données personnelles de l’EEE ou d’engager une action devant les tribunaux du pays de l’EEE où la société de la Compagnie responsable du transfert des données personnelles est établie.

6. Gouvernance

Un réseau interne « Protection des données personnelles » est chargé du suivi et du contrôle de la mise en œuvre des BCR au sein de la Compagnie.

Il est constitué de :

  • Un Coordinateur Corporate Protection des Données Personnelles, qui organise et suit les actions de mise en conformité au niveau de la Compagnie ;
  • Des Coordinateurs Branches Protection des Données Personnelles, qui pilotent et coordonnent les actions de mise en conformité au niveau de leur Branche ;
  • Des Relais Protection des Données Personnelles, qui pilotent et coordonnent les actions de mise en conformité au niveau de leur Entité ou de leur Société.

7. Contrôle interne et audit

Afin de veiller à la bonne application de nos BCR, des dispositifs de contrôles internes et d’audits sont mis en œuvre.

Un plan de contrôle interne annuel est défini par le réseau Protection des données personnelles pour évaluer la conformité des traitements de la Compagnie au regard de nos BCR . Un reporting est également organisé pour rendre régulièrement compte plans d’actions consécutifs aux évaluations.

Par ailleurs, la Direction de l’Audit Interne de la Compagnie intègre également le contrôle du dispositif de protection des données personnelles dans son plan d’audit périodique.

8. Mise à jour des BCR de TotalEnergies

En cas de besoin, nos BCR pourraient être complétées ou mises à jour.

9. Pour plus d’informations

Une copie de la version complète de nos BCR ainsi qu’une liste des sociétés de la Compagnie les ayant adoptées peuvent être obtenues par l’envoi d’un courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected]

1 Une donnée personnelle est toute information permettant d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique.
2 EEE : Etats Membres de l’Union européenne ainsi que l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège.
3 Un traitement correspond à toute opération effectuée ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquée à des données personnelles (ex : collecte, enregistrement, conservation, destruction, etc.).
4 Le transfert vise tous les échanges, virtuels ou physiques, d’un pays à un autre, de données personnelles de l’EEE.

ANNEXE 1 - DROITS DES TIERS BÉNÉFICIAIRES

Nos BCR accordent le droit aux Personnes Concernées de les faire appliquer en tant que tiers bénéficiaires.

Plus particulièrement, elles peuvent faire appliquer les principes suivants selon les modalités et conditions formulées dans nos BCR :

  • Tout traitement mis en œuvre au sein de la Compagnie repose sur une base légale prévue par le Droit applicable ;
  • TotalEnergies doit collecter et traiter les Données Personnelles pour des finalités légitimes, déterminées et explicites, et ne doit pas traiter ultérieurement les Données Personnelles de manière incompatible avec la finalité pour laquelle elles ont été collectées ;
  • TotalEnergies doit traiter des Données Personnelles pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et celles-ci doivent être exactes et, si nécessaire, mises à jour ;
  • À tout moment, les Personnes Concernées peuvent accéder facilement aux informations relatives aux droits que leur confèrent les BCR ;
  • Les Personnes Concernées dont les Données Personnelles sont originaires de l’EEE ont un droit d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de leurs données conformément au Droit applicable ;
  • Les Personnes Concernées dont les Données Personnelles sont originaires de l’EEE ne doivent pas être soumises à une décision produisant des effets juridiques à leur égard ou les affectant de manière significative, prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé de données destiné à évaluer certains aspects de leur personnalité, sauf si une telle décision :
  • Est prise dans le cadre de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat, à condition que la demande de conclusion ou d’exécution du contrat, introduite par la Personne Concernée, ait été satisfaite ou que des mesures appropriées, telles que la possibilité de faire valoir son point de vue, garantissent la sauvegarde de son intérêt légitime ; ou
  • Est autorisée par le Droit applicable, qui précise également les mesures garantissant la sauvegarde de l’intérêt légitime de la Personne Concernée ;
  • TotalEnergies doit mettre en œuvre les mesures appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données, compte tenu de l’état de l’art et des coûts liés à leur mise en œuvre ;
  • TotalEnergies doit conclure un accord écrit de sous-traitance avec tout prestataire amené à traiter des Données Personnelles, prévoyant que ledit prestataire doit agir sur les instructions de TotalEnergies et doit mettre en œuvre des mesures appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données ;
  • TotalEnergies ne transfère pas de données depuis un Etat Membre de l’EEE ou originaires de l’EEE vers une société n’appartenant pas à la Compagnie située dans un Pays Tiers n’offrant pas un niveau de protection adéquat (que ce soit un Responsable de traitement externe ou un Sous-traitant) sans une base légale prévue par le Droit applicable et sans un dispositif instaurant des garanties suffisantes ;
  • Si une Société de la Compagnie considère que la législation qui lui est applicable risque de l’empêcher de remplir ses obligations en application des BCR de TotalEnergies, et d’avoir un impact négatif sur les garanties offertes par ces BCR, cette Société doit en informer immédiatement l’exportateur de données, à moins que cela ne soit interdit par une autorité chargée d’assurer le respect de la loi, notamment en raison d’une interdiction prévue par le droit pénal pour préserver le secret de l’instruction ;
  • Toute Personne Concernée peut introduire une plainte auprès de TotalEnergies grâce au processus interne de gestion des plaintes conformément aux conditions prévues au chapitre « Gestion des Plaintes » ;
  • Les Sociétés de la Compagnie ayant adopté les BCR doivent coopérer avec les Autorités de contrôle compétentes, suivre leurs recommandations concernant les transferts internationaux de données en cas de plainte ou de demande particulière émanant de ces autorités et accepter de se soumettre à tout audit effectué par l’Autorité de contrôle de leur pays d’établissement ;
  • Toute Personne Concernée peut introduire une plainte auprès des Autorités nationales de contrôle ou un recours devant la juridiction de l’Etat Membre de l’EEE où l’exportateur de données est établi afin de faire appliquer les principes susmentionnés, et, le cas échéant, d’obtenir réparation du préjudice subi résultant d’une violation des BCR de TotalEnergies. Si, à l’occasion d’un transfert de Données Personnelles en dehors de l’EEE, l’importateur de données ne respecte pas les BCR de TotalEnergies, il appartiendra à l’exportateur de données de contester la plainte, d’établir que l’importateur de données n’a pas contrevenu aux BCR, et d’indemniser la Personne Concernée pour le préjudice subi du fait de cette violation.

ANNEXE 2 - PROCÉDURE INTERNE DE GESTION DES PLAINTES

Si une Personne Concernée considère qu’une Société de la Compagnie n’a pas respecté les BCR de TotalEnergies, elle peut introduire une plainte selon la procédure énoncée dans les mentions d’informations propres au traitement ou le contrat applicable ou selon la procédure décrite ci-après.

1) Comment introduire une plainte

La Personne Concernée peut introduire une plainte en envoyant :

ou

  • Un courrier à l’adresse suivante : TOTALENERGIES – DATA PROTECTION, Tour Coupole, 2 place Jean Millier, Arche Nord Coupole/Regnault, 92078 PARIS LA DEFENSE CEDEX.

La plainte doit fournir une description aussi détaillée que possible du problème soulevé précisant notamment :

  • Le pays et la Société de la Compagnie concernés, la violation des BCR selon la Personne Concernée, la réparation demandée ;
  • Les noms, prénoms et coordonnées de la Personne Concernée ainsi qu’une copie de sa pièce d’identité ou de tout autre document permettant son identification ;
  • Toute correspondance antérieure relative au problème invoqué.

2) Réponse de TotalEnergies

Dans un délai de trois mois à compter de la réception de la plainte, la Personne Concernée est informée par écrit de la recevabilité de sa plainte et, si elle est jugée recevable, des mesures correctives prises ou envisagées par TotalEnergies pour y répondre. Le Coordinateur Branche Protection des Données Personnelles (ou « Branch Data Privacy Lead » – « BDPL ») compétent veille à ce que, si nécessaire, les mesures correctives appropriées soient mises en œuvre pour la conformité aux BCR de TotalEnergies.

Le BDPL compétent transmet une copie de la plainte et de toute réponse écrite au Coordinateur Corporate Protection des Données Personnelles (ou « Corporate Data Privacy Lead » – « CDPL »).

3) Mécanisme de recours

Si la Personne Concernée n’est pas satisfaite de la réponse du BDPL compétent (ex : la plainte a été rejetée), elle peut contacter le CDPL en envoyant un courrier électronique ou un courrier à l’adresse indiquée ci-dessus. Le CDPL examinera la plainte et se prononcera dans un délai de trois mois suivant la réception de la demande. Dans ce délai, le CDPL indique à la Personne Concernée s’il confirme la réponse initiale et, dans la négative, fournit une nouvelle réponse.

La possibilité pour les Personnes Concernées d’introduire une plainte auprès de TotalEnergies n’affecte en rien leur droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité nationale de contrôle compétente ou un recours devant la juridiction de l’Etat Membre de l’EEE où l’exportateur de données est établi.